Galateo aziendale: la comunicazione primo passo per migliori risultati.

Galateo aziendale: la comunicazione primo passo per migliori risultati, per affermare positivamente l’immagine di un’azienda o di un professionista.

Anche le relazioni nel mondo del lavoro devono seguire regole di comportamento, convenzioni, atteggiamenti, consuetudini che, se rispettate, valorizzano l’attività di un’azienda e dello staff, dal manager alla forza lavoro con risultati positivi su giro d’affari e reputazione.

E’ il “tempo dei social” e, purtroppo, proprio questi canali, divenuti veicoli di marketing tra i più seguiti, mettono in evidenza che non tutti sanno comunicare bene sui social network aziendali (immagini che nulla hanno a che vedere con l’oggetto sociale dell’azienda, uso del gergo giovanile,  ecc.)  e, quindi, possono fornire  un’immagine aziendale negativa.

Il galateo aziendale, definito anche “business etiquette” è composto da regole precise che regolano ogni momento del rapporto di lavoro interno ed esterno, che aiutano a destreggiarsi in modo opportuno ed adeguato nelle diverse occasioni, a gestire la propria immagine professionale in modo efficace e distintivo, a stringere relazioni che valorizzino il potenziale umano e professionale.

Uno dei settori cardine è la comunicazione, diretta ed indiretta, che, utilizzata nel modo giusto, è vincente per costruire relazioni impeccabili e tutto parte dall’immagine personale, primo impatto fondamentale.

Il galateo aziendale riguarda infatti, prima di tutto le persone che lavorano e che devono fare una buona impressione e trasferire la propria professionalità in un’immagine che fin dal primo impatto deve suscitare professionalità abbinata a cortesia, educazione e attenzione.

Lasciare al nostro interlocutore una sensazione positiva che coinvolga la sua  parte “sensoriale” è il veicolo che conduce alla possibilità di creare un rapporto continuativo.

Ecco alcune regole da mettere in pratica e osservare scrupolosamente:

In occasione di un incontro professionale, le presentazioni personali richiedono di utilizzare il nome completo, mai solo il nome o cognome;

Quando si riceve nel proprio ufficio si deve essere il primo a porgere la mano per salutare, anche se si ha un ruolo di livello superiore per non creare imbarazzo;

Quando si viene presentati vieni  a qualcuno in corso di una riunione o in presenza di altre persone, ci si deve alzare o comunque mettere in posizione per  farsi vedere e identificare meglio;

Negli incontri professionali quando non si ricorda il nome di una persona (può succedere), è importante ammetterlo con educazione, scusandosi per l’inconveniente.

L’abbigliamento è fondamentale per esprimere la propria professionalità e credibilità, per questo deve essere adatto all’occasione;

 In base al tipo di lavoro, è necessario indossare abiti consoni a  ruolo e posizione personale e aziendale cercando comunque di non sembrare eccessivi nei confronti degli interlocutori. Anche l’aspetto fisico (viso, mani, ecc.) deve essere curato e infondere fiducia;

Le buone maniere sono importanti per creare un clima sereno e cordiale, salutare chi si incontra di grado superiore o inferiore o usare altre forma di cortesia consente di mettere in evidenza l’educazione personale nel confronto degli altri;

La puntualità in ambito lavorativo è indice di professionalità, viene certamente sempre apprezzata e assicura, anche, una reputazione affidabile. In caso di imprevisti si deve sempre avvisare del probabile o certo ritardo a un incontro o riunione;

 E’obbligatorio e  buona norma avere sempre con sè il proprio biglietto da visita con tutti i dati più importanti (nome e cognome, azienda, qualifica aziendale, email, numero di telefono) da consegnare ad interlocutori in incontri occasionali o in meeting organizzati ai quali si partecipa.

La corrispondenza  o le telefonate chiedono anch’esse il giusto comportamento.

La telefonata impone determinati requisiti: Il primo, essenziale per farsi riconoscere, è la risposta che non deve essere neutra ma comprendere un “Buongiorno, nome azienda, sono XY, qualifica aziendale”. Poi alle richieste dell’interlocutore si deve rispondere con tono formale/professionale ( ameno che non si conosca molto bene chi è all’altro capo), ascoltare con attenzione per comprendere esattamente il motivo della chiamata, così da fornire risposte specifiche e appropriate.

Per la corrispondenza di lavoro si deve usare un account con un indirizzo email aziendale, che contenga il nome, in modo che chi la riceve possa sempre capire da chi arriva e si deve controllare, prima dell’invio, l’indirizzo del destinatario al fine di evitare spiacevoli inconvenienti e/o diffusione di dati e notizie riservate che potrebbero generare anche gravi conseguenze.

Le mail devono essere elaborate con un linguaggio professionale (assolutamente da evitare le abbreviazioni tipo sms giovanile). Anche quelle che riguardano comunicazioni interne all’azienda, devono avere uno stile formale e non avere un tono amichevole o colloquiale, così come i saluti non devono essere confidenziali.

Ad una mail con richieste è buona norma rispondere al più presto possibile, comunque entro 24 ore, ma rapidità non sempre significa qualità. Un cliente seriamente preoccupato per un investimento non sarà soddisfatto di una mail generica e inviata a centinaia di persone così come  un cliente interessato ad acquistare i vostri servizi da migliaia di euro rimarrà sbalordito se si conduce la trattativa via messaggio. Ecco che una mail di risposta richiede  un uso ponderato e adeguato al caso specifico.

La comunicazione da sempre è fondamentale e il nostro team è a disposizione per farvi conoscere gli strumenti giusti e come possono essere utilizzati, gestendo anche il Galateo Aziendale che, se rispettato, contribuisce a raggiungere gli obiettivi di mercato.

I nostri contatti: 338 9074087 – info@consulenzaeformazione.net