Diagrammi di flusso per ottimizzare i processi aziendali

Spesso nel nostro percorso di consulenza ci troviamo di fronte ad aziende in fase di ristrutturazione aziendale in cui è necessario non solo ridefinire l’organigramma ma anche funzioni, compiti, strumenti. Lo strumento dei diagrammi di flusso è uno dei strumenti che utilizziamo maggiormente in queste fasi poiché, se vi sono difficoltà nel raggiungere obiettivi aziendali, la struttura manageriale non riesce a vedere quale sia il punto debole, l’ostacolo che lo impedisce. Costruire il diagramma di flusso di un processo “obbliga” il team che fa parte del processo stesso a sviscerare tutte le fasi del percorso e, inevitabilmente, a individuare in quale fase vi è il punto debole, quale persona ne è responsabile e permette di mettere in atto immediatamente le strategie per superare l’ostacolo.

I diagrammi di flusso trovano applicazioni in vari ambiti, in particolare storicamente nell’informatica perchè consentono di rappresentare in modalità grafica, attraverso figure geometriche stabilite, il percorso da seguire per scrivere programmi digitali.

Le operazioni da compiere sono rappresentate mediante sagome convenzionali (rettangoli, rombi, esagoni, parallelogrammi, rettangoli smussati…), ciascuna con un preciso significato logico e all’interno delle quali un’indicazione testuale descrive l’attività da svolgere e la sequenza nella quale devono essere compiute.

Un campo in cui un diagramma di flusso può essere utilizzato e diventare fondamentale è la rappresentazione di processi aziendali.

Vi siete mai chiesti perchè a volte un’azienda ha problemi di gestione e non produce i risultati sperati?

Perchè spesso l’organizzazione non è stata programmata, il caos regna sovrano e le mansioni operative non sono distribuite in modo razionale.

Usando un diagramma di flusso si evidenziano le scelte, le decisioni da prendere, le situazioni alternative. Ogni singolo passo è visualizzato tramite una serie di simboli standard. Si parte da un blocco, si seguono delle frecce, si arriva ad un altro blocco e così via per rappresentare l’iter produttivo o gestionale o amministrativo. In questo modo il ragionamento diventa visibile e tutte le operazioni sono rappresentate graficamente nel contesto generale dell’attività e/o nei vari rami d’intervento.

Gestire i flussi di lavoro, raggiungere gli obiettivi migliorando i processi e le prestazioni si può fare se all’idea segue la proposta grafica.

Ecco che costruire prima di tutto un diagramma di flusso è un aiuto per il successo sul mercato di un’azienda.

Ottenere un risultato, raggiungere un obiettivo, significa eseguire una serie di azioni concatenate tra loro, semplificate il più possibile per non sprecare tempo ed energie.

Con una rappresentazione grafica dei processi aziendali il risultato è garantito.

L’idea deve essere seguita da una procedura, da uno schema che, utilizzando forme diversi per i vari passaggi logici, aiuta ad individuare tutte le azioni più incisive e migliorative.

Gestione della qualità, flussi di lavoro, operatività del personale, processo di vendita, ecc. tutto deve essere programmato attraverso una rappresentazione che semplifica gesti e decisioni.

Come si procede per rappresentare un diagramma di flusso aziendale?

L’analisi di ogni azione deve essere valutata e descritta in base al risultato che si vorrebbe ottenere.

Lo schema di pianificazione e le tempistiche devono essere evidenziate in tutti i punti d’intervento.

I diversi processi produttivi, logistici, amministrativi devono essere analizzati singolarmente ma devono anche essere predisposti per interagire tra di loro per ottenere il miglior risultato possibile.

Un processo aziendale è caratterizzato da un insieme di attività, collegate tra loro, per fornire un certo prodotto/risultato a partire da dati e notizie certe e definite. Il processo aziendale nella sua esecuzione può richiedere l’interazione con diverse fonti di informazioni operative o tecniche, anche nel corso della sua esecuzione.

La sequenza di interventi è composta da attività da eseguire, che possono avere una definizione precisa e immediata di specifici compiti, o essere a loro volta costituite da un insieme di attività da svolgere.

Le attività di un processo sono basate su operazioni svolte da soggetti/oggetti che potranno essere di natura diversa, quali le materie prime in un processo produttivo o i documenti ufficiali in una pratica amministrativa o le richieste di mercato da soddisfare.

Persone, carte, macchinari, decisioni dovranno essere prese in carico dall’esecuzione del processo e potranno richiedere l’intervento di più soggetti nello stesso momento ponendo il problerma di identificare con certezza chi all’interno della struttura e organizzazione se ne deve occupare o chi deve eseguire.

E’ importante che l’assegnazione delle attività agli esecutori possa essere effettuato in modo flessibile e in modo da minimizzare i cambiamenti necessari a fronte di modifiche nella struttura del processo o dell’organizzazione.

Importanti e fondamentali all’interno di ogni processo esecutivo sono i punti di decisione e le eccezioni perchè rappresentano percorsi diretti brevi o strade alternative nell’esecuzione dei passi successivi, con la possibilità di verificare fasi diverse prima di raggiungere un risultato.

Alle azioni devono corrispondere anche test che indicano più direzioni (vero o falso, esatto o errato, entrata o uscita) per arrivare al fattore di decisione.

Riordinamento dei concetti base, consolidamento ed accorparmento delle azioni per evitare ritardi per scambi o controlli eccessivi, valutazione di ogni attività da svolgere verificando chi ne trae vantaggio, specializzazione delle attività, imputazione delle decisioni a soggetti specifici: con questi criteri, definiti con un diagramma di flusso multifunzionale, la gestione di un’azienda diventa più semplice ed i risultati finali saranno migliori.

La nostra esperienza sul campo, negli anni, ci ha dimostrato che quando affianchiamo le aziende nella stesura dei diagrammi di flusso ogni persona coinvolta nel processo, prendendo coscienza del proprio ruolo e competenze specifiche, ottiene risultati migliori evitando di disperdere energie in compii inutili o già svolti da altre persone

Il nostro team e’ a Vostra disposizione per consulenze e valutazioni aziendali di flusso e di processo e consulenze preliminari gratuite.

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